Beabsichtigen Sie, Personal nach Italien zu entsenden? Im Zuge einer Entsendung nach Italien müssen eine Reihe an Dokumenten und Meldungen eingereicht bzw. vorgelegt werden, sowie bestimmte rechtliche, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Anforderungen erfüllt werden. In einer zunehmend vernetzten Welt kommt es häufig vor, dass zu internationalen Konzernen gehörende Unternehmen einen oder mehrere Mitarbeiter zu anderen Unternehmen des Konzerns entsenden müssen. Werden Mitarbeiter in ein Unternehmen mit Sitz außerhalb des Staatsgebiets entsandt, spricht man von internationaler Entsendung von Mitarbeitern.
Nachfolgend finden Sie einen kurzen Überblick der diversen erforderlichen Tätigkeiten, die mit der Entsendung von Personal von einem ausländischen Unternehmen zu einem italienischen Unternehmen verbunden sind. Wir betonen, dass die Besonderheiten eines jeden Landes die Unterstützung von in diesem Bereich erfahrenen Experten erfordern.
1. Die vertraglichen Formen der Entsendung
Die Entsendung ist eine Beziehung zwischen drei bestimmten Parteien: dem Arbeitgeber (Entsender), welcher im eigenen Interesse einen seiner Arbeitnehmer für einen bestimmten Zeitraum an ein anderes Unternehmen zur Verfügung stellt; das annehmende Unternehmen, welches die Arbeit des entsandten Arbeitnehmers in Anspruch nimmt; der Arbeitnehmer, welcher zu Gunsten jenes Unternehmens arbeitet, in welches er entsandt wird, wobei er Angestellter des Entsenders bleibt.
Die eben erwähnte dreiseitige Beziehung wird durch die Abfassung eines Entsendungsschreibens zwischen den betroffenen Unternehmen und dem Arbeitnehmer formalisiert, um die wichtigsten Voraussetzungen und Bedingungen der Entsendung zu definieren.
Zur Festlegung der „wirtschaftlichen" Beziehung zwischen den zwei Unternehmen ist eine spezielle konzerninterne Vereinbarung über die Berechnung und Zuweisung der Entsendungskosten erforderlich. Dieses Thema ist aufgrund der Auswirkungen auf die mehrwertsteuerliche Behandlung und die Abzugsfähigkeit solcher Kosten von großer Bedeutung.
2. Das Vergütungspaket
Zu den wichtigsten Aspekten im Falle einer Entsendung gehört es, die Bedürfnisse des Arbeitnehmers zu berücksichtigen und diese mit den internen Richtlinien des Unternehmens in Einklang zu bringen, wobei die mit einer Entsendung verbundenen Kosten zu beachten sind.
In der Regel werden dem entsandten Arbeitnehmer neben der Barvergütung verschiedene zusätzliche Leistungen, Sachbezüge und Arbeitsmittel garantiert, wie z.B. Wohnung, Firmenwagen, Schule für die Kinder, steuerliche Unterstützung usw.
Die Identifizierung und Bewertung dieser Leistungen ist eine vorrangige Aufgabe, um eine korrekte Berechnung der Entsendungskosten zu ermöglichen und die gesetzlich vorgesehenen Steuervergünstigungen in Anspruch nehmen zu können.
3. Politik der steuerlichen Neutralität
So wie jedes Land seine eigenen Traditionen hat, hat auch jedes Land eine eigene Besteuerung, die mehr oder weniger belastend ist als die des Herkunftslandes. Deshalb ist es für das entsendende Unternehmen / den Arbeitgeber wünschenswert, eine steuerneutrale Politik zu betreiben, d.h. eine Politik, die jegliche steuerlichen Nachteile für den Arbeitnehmer vermeidet.
Je nach Bedarf kann sich das Unternehmen für die sog. tax equalization (kein Vorteil/Nachteil), die tax protection (kein Nachteil) oder das Garantierte Netto entscheiden.
4. Meldung des Beginns der Entsendung und mögliches Einwanderungsverfahren
Jede internationale Entsendung muss sorgfältig durchdacht und geplant werden und ist den zuständigen lokalen Behörden unverzüglich mitzuteilen. Das gesetzesvertretende Dekret Nr. 136 vom 17. Juli 2016, mit dem die Bestimmungen der Richtlinie 2014/67/EU umgesetzt wurden, führte eine spezielle Registrierung (UNI - Posting) ein, die innerhalb von 24 Stunden vor Beginn der Entsendung über ein spezielles Portal des italienischen Arbeits- & Sozialministeriums zu übermitteln ist.
Neben der Verpflichtung zur vorherigen Mitteilung ist der Entsender / Arbeitgeber verpflichtet, die erforderlichen Unterlagen zu erstellen, um die dem Arbeitnehmer garantierten Arbeits- und Wirtschaftsbedingungen zu überprüfen und ins Italienische zu übersetzen.
Die Vorschrift sieht vor, dass eine Bezugsperson mit Domizil in Italien benannt werden muss, die das ausländische Unternehmen sowohl im Falle eines Zugriffs und von Nachprüfungen durch die zuständigen Behörden als auch beim Registrierungs- und Meldeprozess selbst vertritt, und die auch für die Aufbewahrung der verschiedenen Unterlagen verantwortlich ist.
Die vorgenannte Meldung ist im Falle der Entsendung von Nicht-EU-Mitarbeitern nicht fällig, da alle erforderlichen Migrationsverfahren eingeleitet werden, damit der Arbeitnehmer legal in Italien arbeiten kann. Mitarbeiter mit einer anderen Staatsangehörigkeit als der italienischen und der EU-Staatsangehörigkeit (einschließlich des Vereinigten Königreichs) müssen eine Arbeitserlaubnis einholen, ohne die die Entsendung gar nicht erst beginnen kann.
5. Die Sozialversicherung
In Bezug auf die Sozialversicherungspflichten ist darauf hinzuweisen, dass die Sozialversicherungsbeiträge in der Regel am Ort der Arbeitsleistung gezahlt werden.
Ungeachtet des vorgenannten allgemeinen Grundsatzes ermöglichen die europäischen Verordnungen sowie die von Italien mit außereuropäischen Staaten unterzeichneten Sozialversicherungsabkommen eine Befreiung von der Beitragszahlung im Entsendungsland (in Italien) für einen begrenzten Zeitraum - von mindestens 12 bis höchstens 48 Monaten - je nach Herkunftsland und vorbehaltlich möglicher Verlängerungen bei außergewöhnlichen Ereignissen. Die Befreiung wird durch den Erhalt von Sozialversicherungsbescheinigungen (z.B. Modell A1) gewährt, die von den Sozialversicherungsbehörden des Herkunftslandes des Arbeitnehmers ausgestellt werden.
Im Gegensatz dazu ist der Beitrag für außereuropäische Staaten, die nicht durch ein Sozialversicherungsabkommen mit Italien verbunden sind oder die durch ein partielles Sozialversicherungsabkommen mit Italien verbunden sind, sowohl im Herkunftsland als auch in Italien fällig: in diesem Fall ist der ausländische Arbeitgeber verpflichtet, sich bei den italienischen Sozialversicherungsbehörden anzumelden, um die Beiträge dort zu bezahlen.
6. Steuerliche Aspekte
Der nach Italien entsandte Arbeitnehmer ist in der Regel verpflichtet, eine persönliche Steuererklärung abzugeben: je nachdem, ob er in Italien steuerlich ansässig oder nicht ansässig ist, ist er verpflichtet, seine Einkünfte unabhängig davon, wo sie erzielt wurden, oder nur die in Italien erzielten Einkünfte nach italienischem Recht zu erklären und die entsprechenden Steuern in Italien zu zahlen.
Im Falle eines italienischen Steuerwohnsitzes muss der Arbeitnehmer in Italien auch Vermögenssteuer auf ausländische Finanz- und Immobilienanlagen zahlen.
Die Versetzung nach Italien kann für den Arbeitnehmer bedeutende steuerliche Vorteile mit sich bringen, insbesondere wenn ihm die spezielle Steuerbegünstigung „Regime speciale per lavoratori impatriati” gewährt wird, die ab dem 1. Januar 2024 denjenigen, die alle Voraussetzungen erfüllen, erlaubt, nur 50% ihres steuerpflichtigen Einkommens der italienischen Besteuerung zu unterwerfen. Im Falle der Anwendung der sog. tax equalization, tax protection, oder garantierten Netto wird diese Erleichterung zugunsten des Unternehmens ausfallen.
7. Pflichten des Entsenders und des annehmenden Unternehmens
Schließlich möchten wir darauf hinweisen, dass der ausländische Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, in Italien eine Ersatzsteuer zu entrichten, während das italienische annehmende Unternehmen stattdessen Quellensteuern auf die an den entsandten Arbeitnehmer gezahlten Geld- oder Sachleistungen erheben muss. Im letzteren Fall ist das annehmende Unternehmen daher verpflichtet, eine monatliche Lohnabrechnung zu erstellen und im Namen des Arbeitnehmers Quellensteuern nur auf den Wert der an den Arbeitnehmer gezahlten Vergütung abzuführen (nicht auf die gesamte Vergütung, die in der Regel vom ausländischen Arbeitgeber gezahlt wird).
Dies sind nur einige der Fragen, die Sie bei der Entsendung von Mitarbeitern nach Italien beantwortet werden müssen. Es ist natürlich notwendig, dass Sie sich mit den spezifischen Anforderungen und Vorschriften in Italien vertraut machen.
Möchten Sie mehr über die Entsendung von Mitarbeitern nach Italien wissen? Kontaktieren Sie uns! Wir werden Ihnen gerne unsere Unterstützung anbieten.