Avete intenzione di inviare personale in distacco in Italia? In tal caso, vi sono determinati adempimenti legali, fiscali e previdenziali che devono essere eseguiti. In un mondo sempre più interconnesso capita spesso che fra le società facenti parte di gruppi internazionali sorga la necessità di inviare uno o più dipendenti a svolgere l’attività lavorativa presso altre società del gruppo. Quando i dipendenti sono trasferiti presso una società con sede fuori dal territorio nazionale, si parla di distacco internazionale di personale dipendente. 

Trovate di seguito un breve excursus degli obblighi legati al distacco di personale da una società estera presso una società italiana, nella consapevolezza che le peculiarità di ciascun Paese richiedono il supporto di personale esperto della tematica. 

 

1.     Le forme contrattuali del distacco

Il distacco è un rapporto che coinvolge tre soggetti: il datore di lavoro distaccante, che, per suo interesse, mette a disposizione di un soggetto un proprio dipendente; la società distaccataria, che beneficia della prestazione lavorativa del lavoratore distaccato; il lavoratore subordinato, che presterà la propria attività a beneficio della società distaccataria, pur rimanendo dipendente della società distaccante. 

Il triplice rapporto appena menzionato è formalizzato mediante la predisposizione di una lettera di distacco tra le società coinvolte e il lavoratore, al fine di regolamentare i principali termini del distacco.

Al fine poi di definire il rapporto “economico” fra la società distaccante e quella distaccataria sarà necessario stipulare uno specifico accordo intercompany in merito al riaddebito dei costi legati al distacco, argomento quest’ultimo discusso per le implicazioni che esso porta in termini di trattamento IVA e di deducibilità di tali costi. 

 

2.     La definizione del pacchetto retributivo

Fra gli aspetti di rilievo da considerare in caso di distacco, è necessario considerare le esigenze del dipendente e contemperarle con le policies interne dell’azienda, tenendo conto dei costi che un distacco comporta. 

Nella prassi comune, al dipendente distaccato, oltre al compenso in denaro, vengono garantiti diversi benefit e allowance in natura quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, l’housing, la macchina aziendale, la scuola dei figli, l’assistenza fiscale, etc.

L’identificazione e la valorizzazione di tali benefit è un esercizio prioritario al fine di consentire una corretta definizione del costo del distacco e beneficiare di eventuali sgravi fiscali previsti dalla legge.

 

3.     Policy di neutralità fiscale

Paese che vai, usanza che trovi! 

Questo detto trova buona applicazione anche a livello fiscale. Ogni paese ha una diversa fiscalità, più o meno gravosa rispetto al paese di origine. Per questo motivo è auspicabile per le aziende distaccanti implementare politiche di neutralità fiscale, vale a dire politiche che garantiscano al dipendente distaccato di non subire alcuno svantaggio fiscale.

A seconda delle esigenze la società potrà optare per la policy di tax equalization (nessun vantaggio/svantaggio), tax protection(nessun svantaggio) o netto garantito.

 

4.     Comunicazione di inizio distacco ed eventuali procedure immigratorie

Ogni distacco internazionale va pensato e pianificato e deve essere tempestivamente comunicato alle competenti autorità locali. Il  Decreto Legislativo 17 luglio 2016 n. 136, che ha recepito le disposizioni contenute nella Direttiva 2014/67/UE, ha infatti introdotto una specifica  comunicazione (UNI - Distacco) preventiva, da inviare entro le 24 ore precedenti l’inizio del distacco, mediante uno specifico portale messo a disposizione dal Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali.

Oltre all’obbligo di comunicazione preventiva, la società distaccante ha l’obbligo di predisporre la documentazione di supporto necessaria a verificare le condizioni di lavoro ed economiche garantite al dipendente e di tradurla in italiano.

La norma ha previsto l’identificazione in Italia di un soggetto che rappresenti la società straniera sia nel caso di accessi ed ispezioni da parte delle autorità sia per la presentazione della comunicazione medesima, oltre che della conservazione dei documenti. 

La comunicazione di cui sopra non è dovuta in caso di distacco di personale extracomunitario, nella considerazione che vengano attivate tutte le procedure migratorie per consentire al dipendente di lavorare legalmente in Italia. Dipendenti di nazionalità diversa da quella italiana e da quella dell’Unione Europea (incluso il Regno Unito) necessitano infatti di ottenere permessi di lavoro senza i quali il periodo di lavoro non può nemmeno cominciare. 

 

5.     Aspetti previdenziali 

Sotto il profilo degli adempimenti previdenziali, è bene considerare che i contributi previdenziali sono versati, nella generalità dei casi, nel luogo di produzione dell’attività lavorativa. 

Nonostante il principio generale appena enunciato, Regolamenti Europei e trattati previdenziali firmati dall’Italia con stati extra europei consentono l’esenzione dal pagamento dei contributi nel paese di distacco (in Italia) per un periodo limitato nel tempo – da un minimo di 12 mesi ad un massimo di 48 – a seconda del paese di provenienza e salvo proroghe per eventi eccezionali.  L’esenzione è garantita mediante ottenimento dei certificati di copertura previdenziale (quali a titolo esemplificativo il Modello A1) emessi dalle autorità previdenziali del paese di provenienza del dipendente.

Al contrario invece, per gli stati extra europei che non sono legati all’Italia da un trattato previdenziale o che sono legati da un trattato previdenziale parziale, la contribuzione è dovuta sia nel paese di origine che in Italia: in questo caso il datore di lavoro straniero avrà l’obbligo di registrarsi presso le autorità previdenziali italiane per poter ivi versare i contributi. 

 

6.     Aspetti fiscali

Il dipendente in distacco in Italia sarà generalmente obbligato a presentare la dichiarazione dei redditi personale: a seconda della qualifica di residente o non residente fiscale egli sarà tenuto alla dichiarazione dei redditi ovunque prodotti oppure dei soli redditi prodotti in Italia, secondo il dettato della normativa italiana, e a versare le relative imposte in Italia. 

In caso di residenza fiscale italiana il dipendente sarà inoltre tenuto al monitoraggio fiscale e all’assolvimento dell’imposta patrimoniale in merito agli investimenti finanziari e immobiliari esteri.

Il trasferimento in Italia da parte di un proprio lavoratore potrebbe avere notevoli vantaggi fiscali, laddove il dipendente possa beneficiare del regime impatriati, che a partire dal 1° gennaio 2024 consentirà a coloro che avranno tutti i requisiti previsti dalla norma di assoggettare a tassazione italiana solo il 50% del reddito imponibile ai fini fiscali. In caso di applicazione degli accordi di tax equalization/protection/netto garantito tale agevolazione sarà a beneficio della società.

 

7.     Obblighi della società distaccante e /o distaccatiaria

Da ultimo, evidenziamo come il datore di lavoro estero non ha alcun obbligo di sostituzione di imposta in Italia, mentre la società distaccataria italiana dovrà invece operare le ritenute alla fonte in relazione a qualsiasi compenso in denaro o benefit in kinderogato al lavoratore distaccato. In tale ultima ipotesi, la società distaccataria sarà pertanto obbligata a predisporre un cedolino mensile e versare le ritenute fiscali per conto del dipendente sul solo valore del compenso erogato al dipendente (non sull’intero compenso che di solito è erogato dal datore di lavoro straniero). 

 

Queste sono solo alcune delle domande cui è stata data risposta in questo articolo. Se state pianificando di inviare personale in distacco in Italia, è importante acquisire familiarità con i requisiti e le normative specifiche.

Desiderate saperne di più sul distacco di personale in Italia? Contattateci, saremo lieti di offrire il nostro supporto.