Beabsichtigen Sie, eine Zweigniederlassung oder ein Repräsentanzbüro in Italien zu eröffnen? Dann müssen bestimmte rechtliche, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Anforderungen erfüllt werden. In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Merkmale der Zweigniederlassung und des Repräsentanzbüros analysieren und die notwendigen Formalitäten für ihre Gründung/Eröffnung auflisten.

1. Definition von Repräsentanzbüros

Die einfachste Möglichkeit für ein ausländisches Unternehmen, in Italien geschäftlich tätig zu werden, ist die Eröffnung eines Repräsentanzbüros. Das Repräsentanzbüro ist ein fester Geschäftssitz eines ausländischen Unternehmens in Italien, das ausschließlich Marketing- und Werbeaktivitäten, Informationsbeschaffung, Markt- oder wissenschaftliche Forschung betreibt. Das Repräsentanzbüro erfüllt eine rein unterstützende und vorbereitende Funktion für die spätere Eröffnung einer Zweigniederlassung oder Zweigstelle des ausländischen Unternehmens in Italien, darf aber keine produktionsbezogenen oder kommerziellen Aktivitäten durchführen.

Das Repräsentanzbüro verfügt über keine Organisations- und Entscheidungsautonomie und kann in Italien weder die Geschäftstätigkeit der ausländischen Muttergesellschaft ausüben noch diese rechtlich gegenüber Dritten vertreten. Das bedeutet, dass das Repräsentanzbüro eine ausschließlich unterstützende Tätigkeit für die nicht ansässige Gesellschaft ausüben kann, andernfalls besteht das Risiko dass dieses als Betriebsstätte eingestuft werden.
 

1.2 Die Gründung eines Repräsentanzbüros in Italien

Für die Gründung eines Repräsentanzbüros ist weder ein Mindestkapital noch eine notarielle Urkunde notwendig. Stattdessen ist ein Antrag auf eine Steuernummer beim Finanzamt in Italien und die Eintragung in das Handelsregister der zuständigen Handelskammer in Italien erforderlich. 

Das ausländische Unternehmen (Muttergesellschaft) muss eine Adresse in Italien finden und einen Vertreter ernennen (die Funktion kann auch einer nicht in Italien ansässigen Person übertragen werden, sofern diese eine italienische Steuernummer hat). Diese Informationen werden im Handelsregister und beim Finanzamt registriert. 
 

1.3 Steuerliche Aspekte eines Repräsentanzbüros

Da das „reine“ Repräsentanzbüro keine produktionsbezogenen oder kommerziellen Aktivitäten durchführen darf, erwirtschaftet dieses in Italien keine Einkünfte und unterliegt daher in Italien weder der Besteuerung noch der Mehrwertsteuerpflicht. 

Darüber hinaus sind Repräsentanzbüros nicht verpflichtet, Bücher zu führen, Jahresabschlüsse zu veröffentlichen oder Einkommenssteuer- oder Mehrwertsteuererklärungen einzureichen.
 

1.4  Sozialversicherungs- und verwaltungsrechtliche Aspekte eines Repräsentanzbüros

Was die Sozialversicherung betrifft, so muss der Arbeitnehmer dem Sozialversicherungssystem des Gebiets unterliegen, in dem er arbeitet. Daher müssen die Sozialversicherungsbeiträge für in Italien beschäftigte Arbeitnehmer an das NISF/INPS bezahlt werden. 

Hierfür muss das ausländische Unternehmen eine Vollmacht (durch öffentliche Urkunde) für die Ernennung eines mit einer italienischen Steuernummer ausgestatteten Vertreters für die Sozialversicherung ausstellen, indem es einer in Italien ansässigen Person die Aufgabe erteilt, im Namen und im Auftrag des ausländischen Unternehmens zu handeln und die mit der Beschäftigung verbundenen Sozialversicherungs- und Versicherungspflichten zu erfüllen. 

Der vorgenannte Vertreter, welcher gesamtschuldnerisch mit dem ausländischen Unternehmen verpflichtet ist (und diese Verpflichtung muss in der öffentlichen Ernennungsurkunde ausdrücklich erwähnt werden), ist für die folgenden Aufgaben verantwortlich:

• die Eröffnung der vom INAIL zugeteilten Versicherungsposition bei der zuständigen örtlichen Geschäftsstelle, die Übermittlung (vor Arbeitsbeginn) der vollständigen persönlichen Daten und der Steuernummer des beschäftigten Personals;
• die Eröffnung der INPS-Sozialversicherungsposition im Namen des ausländischen Unternehmens (mit einer Kopie der Sondervollmacht) bei der örtlich zuständigen Stelle und, falls zutreffend, die Anmeldung des ausländischen Unternehmens bei den zusätzlichen Hilfs- und Sozialversicherungskassen;
• die Zahlung der Beiträge und Prämien an die verschiedenen Sozialversicherungs- und Wohlfahrtsverwaltungen innerhalb der festgelegten Fristen;
• die Erledigung aller erforderlichen Formalitäten: Anmeldung des Arbeitsverhältnisses beim Arbeitsamt, Führung des Einheitslohnbuchs, Zahlung der fälligen Beiträge innerhalb der üblichen Fristen auf die sog. “Shadow Payroll”, Erstellung und Vorlage der Einheitlichen Bescheinigung (sog. Certificazione Unica oder “CU”), Weiterleitung der Mitteilungen an das Arbeitsamt. 

Wie bereits betont, ist die Repräsentanz kein „Steuersubstitut”, und daher muss der Angestellte des ausländischen Unternehmens, der seine Tätigkeit in Italien ausübt und sich mehr als 183 Tage im Jahr in Italien aufhält, seine Steuererklärung eigenständig einreichen und seine Steuern zahlen. Das Finanzamt hat jedoch kürzlich die Möglichkeit hervorgehoben, dass das ausländische Unternehmen (nach eigener Wahl) die Rolle des “Steuersubstituts” übernehmen kann, obwohl es keine Betriebsstätte in Italien hat. 

Dies gilt auch, wenn das ausländische Unternehmen ohne Sitz in Italien - d.h. kein Repräsentanzbüro, keine Betriebsstätte und keine Tochtergesellschaft (subsidiary) - lediglich einen smart-working Mitarbeiter in Italien hat.
 

2. Definition Zweigniederlassung/Zweigstelle (Branch) 

Die Zweigniederlassung/Zweigstelle (oder Branch) ist ein unselbständiger Zweig der ausländischen Muttergesellschaft in Italien. Sie ist keine rechtlich eigenständige Einheit gegenüber der Muttergesellschaft, weder auf der Entscheidungs- noch auf der Organisationsebene, aber sie darf produktionsbezogenen oder kommerziellen Aktivitäten im Interesse und im Namen der ausländischen Muttergesellschaft ausüben.  
 

2.1 Die Gründung einer Zweigniederlassung/Zweigstelle in Italien und die Notwendigkeit eines Notars

Zur Gründung einer Zweigniederlassung in Italien muss die ausländische Gesellschaft die Dienste eines Notars in Anspruch nehmen, welcher das Protokoll über die Hinterlegung der Urkunde zur Gründung der Zweigniederlassung verfasst und die Eintragung in das Handelsregister der zuständigen Handelskammer in Italien vornimmt, wo auch die Adresse der Zweigniederlassung selbst und die Daten des speziell ernannten Verantwortlichen (d.h. des Vertreters der ausländischen Gesellschaft in Italien) mit Angabe der ihm übertragenen Befugnisse eingetragen werden müssen. 

Die Zweigniederlassung muss auch beim örtlich zuständigen Finanzamt in Italien für die Zuteilung der Steuer- und MwSt.-Nummer eingetragen sein. 
 

2.2 Steuerliche Aspekte einer Zweigniederlassung/Zweigstelle

Die Zweigniederlassung ist eine „Betriebsstätte” und unterliegt daher sowohl der Einkommenssteuer als auch der Mehrwertsteuer. Darüber hinaus unterliegt die Zweigniederlassung der Einkommenssteuer in Italien sowie im Land der Muttergesellschaft. 

Die Zweigniederlassung, und im Allgemeinen die Betriebsstätte, muss alle buchhalterischen und zivilrechtlichen Pflichten eines italienischen Unternehmens einhalten (Buchhaltung) sowie die steuerlichen Aspekte in Bezug auf die Mehrwertsteuer und die Einkommenssteuer (Abrechnung und Zahlung der MwSt., periodische Mitteilungen, jährliche Einkommens-, IRAP- und MwSt.-Erklärungen, konsequente Abführung der entsprechenden Steuern usw.). Die Zweigniederlassung erstellt ihre eigenen Jahresabschlüsse ausschließlich für steuerliche Zwecke.
 

2.3 Sozialversicherungs- und verwaltungsrechtliche Aspekte einer Zweigniederlassung/Zweigstelle

Die Zweigniederlassung benötigt die Eröffnung einer Versicherungsposition bei den zuständigen Sozialversicherungs- und Wohlfahrtsträgern, die Eintragung der Arbeitnehmer beim zuständigen Arbeitsamt, die Erstellung und Führung des Einheitslohnbuchs sowie die Zahlung der Sozialabgaben und Steuern. Außerdem muss die Zweigniederlassung die Einheitliche Bescheinigung (CU) ausstellen und die Quellensteuererklärung Mod. 770 einreichen.
 

3. Ausländisches Unternehmen ohne Betriebsstätte oder Repräsentanz

Beschließt das ausländische Unternehmen, den Arbeitnehmer im Ausland einzustellen und ihn/ihr in Italien arbeiten zu lassen, ohne dass eine Betriebstätte oder ein Repräsentanzbüro in Italien gegründet wird, so wird die finanzielle Last für die Sozialbeiträge von dem Unternehmen in dem Staat getragen, in dem der Arbeitsvertrag abgeschlossen wurde, während der eingestellte Arbeitnehmer seinen steuerlichen Pflichten in Italien nur durch die Einreichung einer Steuererklärung nachkommen muss. Die Möglichkeit für das ausländische Unternehmen, den Arbeitnehmer im Rahmen eines ausländischen Arbeitsvertrags in Italien arbeiten zu lassen, wurde vom Finanzamt im Rundschreiben Nr. 33/E/2020 festgelegt, wonach der nicht ansässige ausländische Unternehmer ohne Betriebsstätte in unserem Land nicht den Status eines „Steuersubstituts" hat.

Für die Sozialversicherung ist das ausländische Unternehmen verpflichtet, einen Sozialversicherungsvertreter zu ernennen, der in seinem Namen und in seinem Auftrag die Pflichten der Sozialversicherung und der Sozialfürsorge in gleicher Weise wie die Repräsentanz erfüllt.
 

4. Überblick: Merkmale und Formalitäten

Dies sind nur einige der Fragen, die Sie bei der Gründung einer Zweigniederlassung oder eines Repräsentanzbüros in Italien oder bei der Einstellung von Mitarbeitern in Italien beantwortet werden müssen. Es ist natürlich notwendig, dass Sie sich mit den spezifischen Anforderungen und Vorschriften in Italien vertraut machen.

Möchten Sie mehr über die Gründung einer Zweigniederlassung oder die Eröffnung eines Repräsentanzbüros in Italien wissen? Kontaktieren Sie uns! Wir werden Ihnen gerne unsere Unterstützung anbieten.