您是否计划在意大利设立贵司的常设机构或代表处？如果是的话，则必须有一些法律、税务和社会保障方面的义务需要履行。在本文中，我们将探讨常设机构和代表处的主要特点，列出其成立/开设所需的手续，并回答贵司的问题。
1. 在意大利设立代表处
对于外国企业来说，在意大利开展业务最简单的方式是设立一个代表处。代表处的主要职能是在准备阶段进行促销活动；主要为外国企业在意大利开设常设机构或子公司做预备工作，或者进行打广告、信息收集和市场分析、寻找客户和供应商、支持外国母公司的战略决策以及类似活动。
代表处没有组织和决策的自主权，不能在意大利从事总公司的业务活动，也不能在法律上代表总公司对第三方进行法律约束，限制其仅进行非居民企业的辅助活动，否则将被认定为“常设机构”。
1.2.代表处的设立
代表处的设立不需要股本金，也不需要任何公证，只需要向意大利税务局（Agenzia delle Entrate）申请税号，并在当地工商局（Camera di Commercio）进行注册。
外国公司（总公司）必须提供一个意大利的法定地址，并任命代表处的法人（此职务也可以授予不居住在意大利的法人，但仍然必须持有意大利税号）。以上信息将被记录在企业登记册和意大利税务局。
1.3 代表处的税务事项
由于代表处不能从事商业活动，因此它只是一个成本中心：不在意大利产生任何收入，因此不用在意大利纳税。代表处，在意大利同时不被视为增值税的纳税主体。
此外，无需保管公司的账簿，也无需编制和提交财务报表以及所得税和增值税申报。
1.4 代表处的社会保障和行政方面
在社会保障方面，员工必须接受其从事工作的地区的社会保障制度。因此，在意大利从事工作的员工要向INPS（意大利国家社会保障协会）进行社保费缴款。
为此，外国企业必须通过一份公证过的委托书，以履行社会保障相关义务的目的指定一名居住在意大利的个体作为代表，让其行使与劳动相关的社会保障及义务。
公证书中必须明确规定社会保障的代表与外国企业共同承担法律上的责任。代表人需要：
-在开始工作前，通报受雇员工的完整个人资料和税号给当地的INAIL（国家工伤保险局）办事处；
-以外国企业的名义，在当地INPS办事处进行注册（附上授权委托书的副本）。如果适用，将外国企业注册额外援助和福利基金；
- 在规定的期限内向各种养老和援助管理进行缴费和保费；
- 履行所有法律规定的义务：在就业中心登记劳动关系，保管Libro Unico del Lavoro（用来记录实际的雇佣关系），通过所谓的 “影子工资” （Shadow payroll）在规定的期限内进行缴费，编制和提交Certificazione Unica（收入证明），并把通知转发至Centro per l’impego (意大利就业中心)。
如上所述，代表处并非代征税收的机构，因此，在意大利工作的国外企业员工，如果一年内在意大利居住超过183天，必须自行履行报税和缴税义务；近期，意大利税务局强调，即使在意大利没有常设机构，外国企业也可以自主选择担任代征税收的角色，代替员工进行报税和缴纳税。
以上情况也适用于没有在意大利设立任何常设机构（即没有代表处、没有常设机构也没有子公司）的外国公司，只有在意大利进行远程办公的员工。
2. 在意大利设立常设机构
常设机构是总公司的地区延伸，与总公司在法律上、决策层面、组织层面上都不是自主的，允许其以外国总公司的名义下进行交易并进行实际的商业、生产或提供服务等活动。
2.1 常设机构的设立：公证员的必要性
要在意大利设立外国公司的常设机构，必须通过公证员起草常设机构的设立文件，并将其提交给相关工商处（Camera di Commercio）。同时也要提供常设机构的法定地址以及指定的负责人（即在意大利的外国公司代表）的信息，包括授予的权力及详细说明。
常设机构必须在当地税务局进行注册，以获取意大利税号。
2.2 常设机构：税务事项
常设机构需支付所得税和增值税。常设机构除了在总部所在国家需缴纳税，同时也需在意大利缴纳税。
常设机构必须履行所有意大利企业应履行的会计义务（会计记录），以及与增值税和所得税相关的税收义务（增值税的结算和缴纳、定期报告、企业所得税、意大利大区生产税和增值税等税的报告以及相应税款的缴纳等）。常设机构仅出于税务目的编制自己的财务报表。
2.3 常设机构：社保、社会福利和行政事项
常设机构需要在相关社保和社会福利注册保险账户，将员工登记在就业中心，填写并保管Libro Unico del Lavoro，并缴纳社保和税款代扣。此外，还需要发放Certificazione Unica（收入证明）并提交代扣税款申报，则770表格。
3. 在没有常设机构或代表处的情况下运营的外国公司
如果外国公司决定在意大利雇佣员工，并让其在意大利工作，在没有常设机构或代表处的情况下，社会保障责任将由签订劳动合同的公司在其所在的国家履行。在税收方面，被雇佣的员工仅需提交所得税申报表来履行税收义务。外国公司通过外国合同在意大利持续雇佣的可能性已经由意大利税务局在2020年第33/E号通知中确认，该通知认为非居住且在意大利没有常设机构的外国运营商不具备代扣税人的资格。
在养老方面，外国公司将需要指定一位养老代表，该代表类似于代表处，可以履行养老金和社会福利方面的义务。
4. 概述：特征和义务
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需履行的义务 |
代表处 |
常设机构 |
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是否可在意大利雇佣人员 |
可以为促销活动和/或市场分析雇佣员工。 |
可以为商业和/或生产活动雇佣员工。 |
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是否需要公证员和注册资本 |
无需公证员，也无需注册资本。 |
需要公证员，并且需要一定的注册资本。 |
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是否需要注册意大利税号 |
需要为公司和法人代表申请税号。 无需注册增值税税号。 |
需要为公司和法人代表申请税号。 需要注册增值税号。 |
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任命社会保障代表 |
需要 |
不需要 |
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是否需要注册意大利工商局经济行政目录（REA） |
需要 |
不需要 |
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税务义务 |
无税务义务 |
需要缴纳直接和间接税收 |
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会计义务 |
无会计义务 |
需要进行常规会计登记 |
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劳动法、社会保障和薪资管理方面的履行义务。 |
1) 雇佣信 2) INAIL（国家工伤保险局） 3) INPS（国家社会保障协会） 4) 就业中心 5) 薪资管理 6) Certificazione Unica（收入证明） 7) 770表格（代扣税款的申报） |
1) 雇佣信 2) INAIL（国家工伤保险局） 3) INPS（国家社会保障协会） 4) 就业中心 5) 薪资管理 6) Certificazione Unica（收入证明） 7) 770表格（代扣税款的申报） |
这篇文章只回答了一些基本的问题。如果您计划在意大利开设常设机构或代表处，或者计划在意大利雇佣合作者，熟悉相关的要求和法规是很重要的。
想了解更多有关在意大利开设常设机构或代表处的信息吗？尽快与我们联系，我所很乐意为您提供最佳的支持。